Dokumentformater &
Typografier

Dokumentformater

For at forstå hvordan tekstbehandlere, regneark og præsentationsprogrammer virker bliver man nød til at have en forståelse for et Markup Language virker.

Herunder kan du se det Markup Language som Internettet bruger ( HTML - HyperText Markup Language), som ikke er så forskelligt fra det som vores Officeprogrammer anvender: XML (eXtensible Markup Language) , men langt mere overskueligt til at forklare sammenhængen. Der er en forklaring på de enkelte elementer i den røde parantes bagefter.

	
<h1>Overskrift 1</h1> ( Overskrift type 1 )
<p>tekst bla bla bla</p> ( Brødtekst )
<p>Tekst bla bla bla</p> ( Brødtekst )
<img src="billedfil"/> ( Billede )
<h2>Underoverskrift 1.1</h2> ( Overskrift type 2 )
<p>Tekst bla bla bla</p> ( Brødtekst )
<img src="billedfil"/> ( Brødtekst )


Dette er også forklaringen på hvorfor det nogle gange går galt når vi skriver noget. Så længe tingene er klart adskilte så vil elementer flytte sig for hinanden, men elementer står inde i hinanden, som det f.eks. sker med tekst og billede, så sker der nogle gange det at billede og tekst flytter sig på en måde vi ikke forventer det. Det betyder at vi nogle gange bliver nød til at klippe et billede ud af en tekst, og så indsætte det et andet sted, for at få det ønskede resulatet.

Dette er et problem for alle Office programmer internt, men især eksternt. Dette giver også en forklaring på hvorfor det nogle gange kan være vanskeligt at flytte et dokument fra et Officeprogram til et andet - eller blot fra version til version. Især MS Office er problematisk her.

PDF

Svaret på ovenstående problem er at anvende et helt andet format, nemlig: PDF (Portable Document Format ). Dette dokumentformat er skabt til print og kan vises på alle maskiner. Det er endda muligt i nogle versioner at beskytte dem med passwords eller at gøre sådan at man kan indtaste nye data på dem.

Når man afleverer opgaver bør man altid aflevere i PDF format - med mindre der er krav om andet!

Første opstart MSO 2016

Når man lige har installeret Microsoft Office 2016 får man følgende besked:

Det som ligger i spørgsmålet er, om man som standard vil anvende Microsofts eget filformat (OOXML) til sine dokumenter eller ODF, som bliver anvendt på tværs af andre tekstbehandlere, regneark og præsentationsprogrammer. Forskellen mellem de to dokumentformater er, at OOXML er udvikles og vedligeholdes af Microsoft som en åben standard, hvor ODF udvikles og vedligeholdes af standardiseringsorganisationen OASIS.

I mange år har MSO været defacto standard inden for Officeprodukter, men den position er ved at ændre sig. Bl.a. har den engelske regering besluttet at anvende ODF som standard indenfor det offentlige, hvilket reelt betyder at man kan skifte fra Microsoft Office til f.eks. Libreoffice. Dette skifte vil kunne spare meget store pengebeløb på indkøb af licenser til software.

Office Open XML Open Document Format
Office Open XML Fuld kompatibilitet hvis man anvender samme version af programmet Som oftest vil man ikke opleve problemer, men man risikerer at opsætningen er ødelagt. (se nedenfor)
Open Document Format Er MSO opdateret vil man ikke opleve problemer Fuld kompatiblietet hvis ens program er opdateret.

Vil du sikre dig størst mulig kompabilitet med forskellige brugere bør du anvende ODF-formatet, da det understøttes bredt. Skal du kun arbejde med og dele dine dokumenter med andre der også har samme version af MSO som dig og skal du anvende features der kun er tilgængelig igennem OOXML

Et eksempel

Følgende er fra en matematikaflevering om eksponentialfunktioner der er afleveret i Microsoft Powerpoint 2016 format. Først den version afsenderen havde planlagt jeg skulle se:

pptx fil vist i Powerpoint 2016
pptx fil vist i Libreoffice impress vers:5.2.4.2
Pointen er: Man skal altid aflevere i et format man er sikker på alle kan læse!!! (<--- 3 udråbstegn).

Typografier

Bogstaver er ikke bare bogstaver. Valget af bogstaver får betydning for hvordan vi læser og opfatter en tekst, og valget af skrifttype kan få betydning for hvordan vi opfatter en tekst, hvor vigtig en tekst er og hvor seriøst vi tager den. Når vi taler om bogstaver på en computer taler vi om skrifttyper eller fonte.

Grundlæggende findes der 3 typer af fonte, som er designet til hver deres formål:

  • Seriffer
  • Sans-seriffer
  • Skærmfonte

Noget man skal være opmærksom på når man arbejder med fonte er, at langt de fleste er designet ud fra bogtrykkerkunstens principper. Det skal man overveje når man tænker på at vi i dag anvender mange forskellige outputs.

(Sans)seriffer

I Typografien inddeler man grundlæggende fonte i 2 grupper: Seriffer og sans-seriffer. Herunder er vist 2 klassiske fonte, som findes på alle operativsystemer: Arial og Times New Roman.

På tegningen herover er serifferne markeret med gråt, og de er igennem tiden blevet anvendt i brødtekst, fordi de giver øjet en "linie" et følge. Skal man læse store tekstmængder er denne skrifttype klart at foretrække. Sans-serifferne bliver anvendt når man vil have ekstra opmærksomhed, f.eks. i overskrifter.

Det er den klassiske måde at anvende typografier, men de har en problemstilling, og det er at de er designet til tryk - ikke til skærmbrug.

Skærmfonte

Prøv at kigge på illustrationen ovenfor igen og læg mærke til ordene serif og sans-serif. Læg mærke til den font. Det er en sans-serif, men den er også anderledes end de to klassiske skrifttyper. De grå streger er erstattet af kurver. Alt efter hvilken skærm du sidder med vil du se en større eller mindre forskel. Sidder du ved en højtopløst skærm (ppi), vil du lægge mærke til at der er langt færre "hakker" i skærmfonten end i de klassiske fonte. Pointen er, at du skal vælge dine fonte alt efter dit output.

Hvis man ved at læreren anvender en skærm til at læse ens opgave bør man anvende skærmfonte.

Du skal vælge dine fonte alt efter dit output

Eksempler

Professionel og studiesammenhæng

Når man skriver dokumenter i professionel og studiesammenhæng bør man anvende de klassiske fonte med skrå sider. Serifferne til brødtekst og større tekststykker og sans-serifferne til til resten.

Ubuntu font family

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut ligula tellus, suscipit aliquet mattis quis, blandit a libero. Nulla tellus urna, vehicula sollicitudin suscipit eget, maximus vel quam. Integer efficitur pellentesque sollicitudin. Quisque posuere gravida ante vitae gravida. Curabitur maximus neque est, ut lacinia ipsum aliquet maximus. Vestibulum vel molestie ligula. Morbi placerat ligula at orci tincidunt, et cursus ex commodo.

Til skærm

Når du læser denne guide ser du den font Ubuntu anvender (henvisning). Herunder kan du se Microsofts font verdana.

Verdana

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut ligula tellus, suscipit aliquet mattis quis, blandit a libero. Nulla tellus urna, vehicula sollicitudin suscipit eget, maximus vel quam. Integer efficitur pellentesque sollicitudin. Quisque posuere gravida ante vitae gravida. Curabitur maximus neque est, ut lacinia ipsum aliquet maximus. Vestibulum vel molestie ligula. Morbi placerat ligula at orci tincidunt, et cursus ex commodo.

Læg mærke til at kursiv virker langt mere effektiv ved de klassiske fonte end ved skærmfonte. Man bør altså overveje effekter og opsætning mere når man designer til skærm!

Mange af de fonte som Microsoft Office anvender som standard er ikke frit tilgængelige på nettet. Det betyder at man ved at anvende disse fonte risikerer at modtageren får et andet layout og indtryk af din skriv.

Til kode

Til kode anvender man den type fonte der kalder for monospace. Det specielle ved disse fonte er, at de alle fylder det samme i bredden. Det er også en effektiv måde at vise at noget er kode:

	
a = 0
while a < 10:
    a +=1
    print (a)
print ("\nNu har vi udskrevet de 10 første tal")
	

Symboler

har man brug for symboler kan man anvende Webdings. Ubrugeligt til alt andet end symboler ;).

Verdana

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut ligula tellus, suscipit aliquet mattis quis, blandit a libero. Nulla tellus urna, vehicula sollicitudin suscipit eget, maximus vel quam. Integer efficitur pellentesque sollicitudin. Quisque posuere gravida ante vitae gravida. Curabitur maximus neque est, ut lacinia ipsum aliquet maximus. Vestibulum vel molestie ligula. Morbi placerat ligula at orci tincidunt, et cursus ex commodo.

Ændring af fonte

Overordnet set gælder følgende retningslinier:

Fed (bold)

Man bruger aldrig fed medmindre det er til overskrifter og selvstændig tekst der skal stå ud fra teksten. Fed er svær at læse.

Kursiv (italic)

Kursiv anvendes kun når det er strengt nødvendigt, da det forstyrrer læseprocessen.

Man kan anvende kursiv hvis noget tekst skal stå tydeligt ud fra sin brødtekst. Det kan f.eks. være hvis man citerer noget tekst, for at tydeligegøre at man ikke selv har skrevet det. Citater bør altid omsluttes af citationstegn uanset om man ændrer skrifttypen.

Som vist ovenfor virker kursiv skrift ikke nær så effektivt med skærmfonte som med de klassiske seriffer.

Understregning

Man anvender aldrig understregninger! Nope! Nix!

... medmindre det er til den første linie i et forretningsdokument hvor første linie angiver indholdet.

Negativ tekst

Negativ tekst er lys tekst på mørk baggrund. Negativ tekst er altid en dårlig ide, hvis selve teksten er vigtig. Negativ tekst skal ses som en illustrativ effekt og bør generelt undgås, medmindre man har en god grund til det. Som f.eks. her hvor man vil vise hvor dårlig en ide det er.

Det eneste tidspunkt det kan være smart at arbejde med negativ tekst er, hvis man skal skrive meget og længe på en computer. F.eks. når man skriver større opgaver eller programmerer. DEr kan det være en fordel at baggrunden er mørk, simpelthen fordi ens øjne ikke bliver så trætte. Teksten er stadig sværere at læse, men mere afslappende for øjnene. Derfor var de oprindelige tekstbehandlings programmer til en PC oprindelige med en blålig baggrund med grålig tekst.

Farvet tekst

Farvet tekst skal ligesom negativ tekst ses som en illustrativ effekt og bør kun anvendes i den sammenhæng. Når vi læser er bogstaverne reelt set den mørke del af den lyse baggrund, og jo mindre kontrasten er, jo sværere får vi ved at læse det.

Bare fordi Microsoft Word anvender blå fonte til deres overskrifter betyder det ikke at det er en god ide :|

Do's and dont's

Brug aldrig underlige fonte og specielt ikke Comic Sans MS. Få skrifttyper har som denne rejst debat. Den er nok det nærmeste man kan komme kitsch indenfor fontverdenen.

Lorem ipsum

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut ligula tellus, suscipit aliquet mattis quis, blandit a libero. Nulla tellus urna, vehicula sollicitudin suscipit eget, maximus vel quam. Integer efficitur pellentesque sollicitudin. Quisque posuere gravida ante vitae gravida. Curabitur maximus neque est, ut lacinia ipsum aliquet maximus. Vestibulum vel molestie ligula. Morbi placerat ligula at orci tincidunt, et cursus ex commodo.

Læs mere her: 6 dårlige eksempler: Når Comic Sans bliver lidt for komisk