IT forandringsprocesser

Organisationstyper

Hierakisk

Hierakiske strukturer viser den måde magt og ansvar er fordelt, og diagrammet viser 2 ting:

  1. Jo højere oppe i hierakiet, jo mere ansvar har man i organisationen man
  2. Hvem man har over sig og hvem man har under sig (hvem man går til).

Flad (Horisontal)

I en flad struktur fungere magt- og ansvarsfordelingen anderledes. Det gælder f.eks. mindre virksomheder, hvor alle medarbejderne er involverede i de beslutninger der træffes. Flade strukturere vises ofte som en trekant, hvor ejeren er i toppen og de forskellige personer er fordelt i lag. Ansvaret er fordelt, men organisationen ses mere som en helhed end som lagdelt.

Matrix

I en matrix-organisering, er der både en top-til-bund styring, men der kan også være en vandret styring. Et eksempel kan være en organisation hvor man har flere programmeringsteams. Her vil der være en teamleder der har ansvar for programmører, tekstforfattere og designere, og hver af disse

Læs mere: https://en.wikipedia.org/wiki/Organizational_chart

Tegning af diagrammer

https://www.draw.io/

Udviklingsmodeller

Generelt om modeller

Modeller er skabt for at man kan arbejde med, udvikle og analysere komplekse emner. Det som modellen primært skal anvendes til er, at skabe sig et overblik, men også at man kommer omkring de alle de overvejelser der er nødvendige.

Leavits model

Leavitt's model er en organisationsmodel som kan give et overblik over en virksomhed. Den er udviklet af Harald J. Leavitt som er en amerikansk psykolog med speciale indenfor ledelse. Modellen indeholder 4 områder som enhver organisation skal være opmærksom på:

  • Struktur
  • Måden organisationen er opbygget.

  • Personer
  • De personer og kompetencer organisationen har

  • Opgaver
  • De opgaver organisationen har

  • Teknologi
  • Den teknologi, værktøjer og redskaber organisationen anvender

Grafisk kan Leavitts model opstilles som herunder:

Leavitts Model I (egen tilvirkning)

Den ovenstående model beskriver selve virksomheden, men den bliver også påvirket udefra. En udvidet model tager også følgende ting med:

  • Lovgivning
  • De love der er og som kan komme

  • Globalisering
  • At en virksomhed ikke kun eksisterer i et land, en lovgivningsmæssig ramme og et sprog

  • Kunder
  • Hvad er det kunderne efterspørger (mode, etik, funktionalitet, pris)

  • Udvikling
  • Hvad sker der med teknologien, mode, etik, politik, lovgivning

Leavitts Model II (egen tilvirkning)

Scrum

Scrum er en agil udviklingsproces (agil betyder hurtig, let og smidig) der er blevet udviklet som et modsvar til nogle ældre og "stive" udviklingsmodeller. Det problem som SCRUM forsøger at løse er, at man ofte har brug for at ændre på krav og specifikationer i løbet af en udviklingsproces, og at der hele tiden udvikles nye værktøjer og teknologier.

Derudover er det et koncept der ikke er bundet til en virksomhed, men kan anvendes og udvikles af alle. Som de selv skriver så er Scrum(Henvisning):

  • "lightweight"
  • Let at forstå
  • Svært at mestre

Det som kendetegner Scrum er

  • Fleksible tidsplaner
  • Små udviklingshold
  • Teamwork
  • Klart definerede opgaver
  • Tilbagemelding og koordinering

Fordelen er, at hvis enkelte opgaver viser sig at give udfordringer, så kan man i selve udviklingsprocessen arbejde med at få det løst. Der er altså indlagt en "failsafe" i processen, så man ikke risikerer at hele projektet falder fordi enkelte elementer ikke er lavet færdige/ikke fungerer.

Taget fra wikipedia

Scrum processen

  • Product Backlog
  • En komplet og ordnet liste over alt som skal bruges til produktet, og det er i dette dokument der skal rettes hvis der sker ændringer i produktet. Product Backlog er et dynamisk dokument, hvor man hele tiden sørger for at det er opdateret og hvor produktet er bedst muligt beskrevet.

    Product backlog udvikler sig sammen med arbejdsprocessen

    Product Owner er den ansvarlige for at Backloggen er opdateret og tilgængelig.

  • Sprint Backlog
  • Sprint Backlog er et afgrænset udvalg af Product Backlog og er er det mål som Sprint gruppen skal nå. På den måde ved man nøjagtigt hvad der skal laves

  • Sprint
  • Arbejdet inddeles i Sprints, som maksimalt varer 30 dage. Forløbet starter med et planlægningsmøde, sådan at alle ved hvad der skal laves. Sprint gruppen mødes dagligt for at rapportere tilbage om hvor langt man er nået, og diskuterer de udfordringer og problemer man støder på.

    På den måde får hele gruppen indsigt i hvor langt man er nået, og man kan hjælpe hinanden. Man kan også opdage problemstillinger der kræver ændringer i Sprint Backlog (som Teamet selv kan ændre i) eller om der skal ændres/tilføjes noget i Product Backlog.

    Denne konstante tilbagemelding gør, at man hurtigere opdager, hvis der er problemer med Sprint/Product Backlog, og når produktet fra start er planlagt i mindre grupper kan man ændre i Sprint loggen i de berørte grupper.

  • Increment
  • Når et Sprint er færdig skal den del af produktet som gruppen står med ansvaret for være færdigt.

Scrum team

  • Product Owner
  • Product Owner er en enkelt person som står som ansvarlig for hele SCRUM projektet. Selvom vedkommende har et team til at hjælpe sig med opgaven, så er det vigtigt at der kun er en Product Owner. Som der står i Scrumguiden: "The Product Owner is one person, not a committee."

    "The Product Owner is one person, not a committee."

    Ansvarsområde: Scrum backlog

  • Development Team - Scrum Team
  • Development Team (udviklings team) er en "struktureret enhed, der er bemyndiget (empowered) af organisationen til at organisere og planlægge". Deres opgave er, på den afmålte tid, at levere det produkt som Sprint Backloggen beskriver.

    Derudover gælder det:

    • at teamet er selvorganiserende
    • at teamet har de ressourcer og den viden der er nødvendig
    • at alle teammedlemmer er udviklere dvs. alle er lige
    • at der ikke er sub-teams
    • at alle i gruppen bærer ansvaret for hinandens arbejde også selvom nogle er specialister

    Som de skriver i Scrum guiden - "there are no exceptions to this rule"

    Ansvarsområde: At udvikle produktet

Scrum Master

En speciel ting ved Scrum metoden er, at den har en Scrum Master. Hans opgave er at holde Scrum processen igang efter de Scrum modellen. Det betyder at han skal bistå Product Owner og Development Team, med at løse deres opgaver. Derudover er han bindeleddet til organisationen og dens stakeholdere, hvor han skal sikre at de forstår processen.

Læg mærke til at det er den person jeg nævner sidst. Scrum Master skal ses som en "tjener-leder (servant leader)" og har som sådan ikke noget at gøre med selve produktet. Hans rolle er at sikre sig at udviklingsteamet får ro til at gøre det de er gode til. Scrum kræver tillid fra organisationens side og ansvar fra udviklernes side.

En lidt sjov ting er at hans opgave også er at promovere og implementere Scrum i resten af organisationen. Modellen er egentlig bygget ud fra en forestilling om, at man i organisationen gør det man er bedst til. Det kræver at udviklerne får ro til at gøre hvad de er bedst til ... under ansvar!

Ansvarsområde: At holde processen kørende og være bindeleddet mellem organisationen og udviklingsteamet.

Mere om Scrum

Vandfaldsmodellen

Vandfaldsmodelle er udviklet af Winston W. Royce i 1970, og var egentlig tænkt som et forarbejde til en udviklingsmodel. Modellen er blevet anvendt, fordi den er meget simpel i sin struktur, og at den har "fornuftig" progression (fremdrift).

  1. Kravspecifikation
  2. Design
  3. Konstruktion (implementering eller kodning)
  4. Integration
  5. Afprøvning og fejlfinding (test)
  6. Installation
  7. Vedligeholdelse
  • Kravspecifikation
  • Hvad skal programmet kunne, hvilke features skal indeholde

  • Design
  • Hvordan skal koden laves, hvilket kodesprog, hvilke platforme skal det kunne køre på, hvordan skal brugerfladen være.

  • Konstruktion (implementering eller kodning)
  • Selve kodningen og arbejdet med at sætte produktet op

  • Integration
  • Produktet integreres (sættes sammen med) de eksisterende løsninger i et testmiljø

  • Afprøvning og fejlfinding (test)
  • Produktet testes, afprøves og fejlfindes

  • Installation
  • Produktet installeres i produktionsmiljø

  • Vedligeholdelse
  • Produktet vedlligeholdes løbende med opdateringer og fejlretninger

Vandfaldsmodellens svagheder

Modellen har dog en meget stor svaghed, som netop ligger i, at modellen hele tiden skubber processen fremad. Hvis kravsspecifikationen har mangler, så vil disse mangler nedarves i hele udviklingsprocessen. Hvis designet viser sig problematisk kan det gøre afprøvningen/fejlfindingen problematisk. Derudover mangler modellen brugertest (evaluering).

Til mindre projekter med en kort tidsramme giver modellen mening. Når modellen anvendes i større projekter, er modellen problematisk, fordi specifikationerne løbende kan (og vil) ændre/udvikle sig f.eks. pga: globalisering, lovgivning, udvikling og kunden (se Leavitts model).

Du kan læse mere om vandfaldsmodellen her:

Wikipedia: Vandfaldsmodellen

Mission-Værdier-Mål (MVG)

For at styre forandringsprocesser kan man anvende en tredelt fremgangsmåde der beskriver mission, værdier og mål. Fordelen ved denne metode er, at den både giver noget at styre efter og noget konkret at arbejde med. Her kigger vi på mission, vision og mål modellen:

  • Mission styrer Værdier
  • Mission og værdier styrer mål

Mission

Hvad er missionen (formålet) med det man laver?

Missionen i en virksomhed skal være lavet, så den kan styre organisationen igennem længere tid, ideelt set skal den være lavet så den aldrig skal ændres.

Se f.eks. Lego koncernens mission: "At inspirere og udvikle dem, der skal bygge fremtiden".

Andre eksempler:

Værdier

Værdierne er en beskrivelse af de mekanismer der styrer beslutninger, ud- og afvikling i organisationen. Der kan være mange værdier, og værdierne er sammen med til at skabe en ramme for arbejdet med at opfylde organisationens mission.

Til forskel fra missionen er værdierne mindre statiske. Kigger vi på Leavitt's model kan den belyse det som kan ændres I organisationen (det indre kors) og det som ændres om organisationen (Lovgivning, Globalisering, Kunder og Udvikling).

Mål

Mål er konkrete, målbare, tidsbestemte. Det er her man detailbeskriver den enkelte opgave for senere at kunne tildele den ressourver.

Et konkret mål for Lego Koncernen kunne det være, at der skal udvikles en ny produktlinie baseret på filmen XXX inden julen 2017. Og dette konkrete mål er styret af missionen og visionen.

For at opfylde det mål skal der altså afsættes forskellige ressourcer planlæggere, ingeniører, udviklere, produktionsmulighed .... osv.

Personlig MVG

Mission, værdier og mål kan anvendes til, at målrette og forandre ens eget liv, karriere, familie osv. Det kan ændre ens syn på livet fra at være noget der tager magten fra sig, til at livet er noget man selv har kontrollen over.

Brug f.eks. bare 10 minutter på at skrive missionen for de næste 5 år af dit liv, for dit arbejds- og/eller studielir, og herefter 10 minutter på at beskrive 5 værdier der er vigtige for dig.

Det er ikke noget du vil blive færdig med på den tid, men det vil sætte nogle tanker igang hos dig. Især hvis du ikke har nogen ide om hvad du skal skrive. Det betyder at du ledes af drømme og ønsker ... ikke en misson og værdier.

HUSK: Dine værdier er hvad du vælger

https://msb.franklincovey.com/

https://en.wikipedia.org/wiki/The_7_Habits_of_Highly_Effective_People

Analysemodeller

SWOT

SWOT er et engelsk akronym der står for:

  • Strength (styrker)
  • Weakness (svagheder)
  • Opportunities (muligheder)
  • Threats (trusler)

Ved at sætte disse 4 op i en matrice kan man få et overblik over "noget", og ud fra disse overvejelser træffe en beslutning.

Positive indflydelse Negative indflydelse
Styrker Svagheder
Muligheder Trusler

SMUT

SWOT-modellen er god til at arbejde med ting, genstande og hændelser, men den har en svaghed når man arbejder med mennesker. SWOT-modellen fokuserer på svagheder, fremfor muligheder for udviklinig. For at få fokus på udviklingspotentialet ændrede jeg SWOT til SMUT (som en sten der smutter over vand ... når man kaster den rigtig). Det er en model jeg udviklede da jeg arbejdede hos BOAS specialisterne, hvor vi arbejdede med mennesker. SMUT-modellen arbejder med udfordringer i stedet for svagheder:

  • Styrker
  • Muligheder
  • Udfordringer
  • Trusler

Ligesom ved SWOT modellen kan SMUT indsættes i en matrice

Positiv indflydelse Negativ indflydelse
Styrker Udfordringer
Muligheder Trusler